Se nel tuo comune si verificasse un’emergenza che potrebbe colpire ogni singolo cittadino, saresti in grado di reagire prendendo decisioni consapevoli e diffondendo informazioni vitali in modo tempestivo? Di fronte a calamità naturali e situazioni di pericolo, gli enti pubblici devono agire con prontezza e informare i cittadini in modo chiaro e tempestivo per salvaguardare la loro sicurezza. Sono queste le occasioni in cui le amministrazioni locali hanno bisogno di un sistema affidabile e scalabile che non venga meno, anche quando altri sistemi sono instabili o compromessi in qualche modo.

Molti piani di preparazione all’emergenza si concentrano sul processo e sulla meccanica della risposta, identificando, ad esempio, gli enti, le persone con potere decisionale, i confini geografici e i servizi appropriati. Tuttavia, i piani di questo tipo trascurano elementi che sono essenziali quando si verifica un’emergenza: Come gestire e sintetizzare la grande massa di dati in entrata a fronte di una calamità? Come condividere tempestivamente queste informazioni con gli esperti per la prendere decisioni consapevoli? In che modo comunicare le decisioni ai soccorritori e ai cittadini in un ambiente caotico? Se la struttura portante dei sistemi di comunicazione essenziali non regge, è praticamente impossibile attuare gli altri aspetti del piano.

Un’analisi dell’infrastruttura tecnologica e della piattaforma di collaborazione dell’ente pubblico dovrebbe essere un elemento fondamentale di qualsiasi programma generale di risposta all’emergenza. In quest’ottica, gli enti pubblici locali hanno tre modi a disposizione per migliorare il proprio livello di preparazione:

Assicurare la scalabilità del sistema : in una situazione di emergenza, gli enti pubblici locali vengono inondati da un flusso continuo di informazioni generate da molte fonti, come il personale sul campo, i sensori delle infrastrutture critiche, i canali di notizie, i cittadini, i social media e così via. Molte amministrazioni tendono a incrementare il ricorso a tecnologie basate sul cloud, che offrono la flessibilità di trasferire i dati critici da ambienti locali a un ambiente cloud in grado di ridimensionarsi efficacemente per rispondere a esigenze IT aggiuntive. Inoltre, in un ambiente cloud scalabile è possibile utilizzare le tecnologie più recenti non solo per gestire meglio i dati, ma anche per trasformarli in visualizzazioni e informazioni approfondite utili a chi deve prendere decisioni. Un ulteriore vantaggio del cloud è che, una volta ripristinata la normalità, i carichi di lavoro degli enti possono essere nuovamente ridotti.

Potenziare la collaborazione : quando si verifica un’emergenza, i funzionari pubblici devono disporre di tecnologie in grado di accedere alle informazioni più recenti e favorire la collaborazione in tempo reale con gli esperti. Ad esempio, in condizioni di allerta meteorologica, i team preposti all’emergenza e dislocati sul territorio devono conoscere lo stato di preparazione dei primi soccorritori, essere aggiornati sulle condizioni atmosferiche, la posizione delle risorse chiave e i piani di evacuazione, in modo da prendere decisioni supportate da dati pertinenti. Questi stessi team fanno inoltre affidamento su un sistema di risposta all’emergenza dotato di funzionalità di collaborazione avanzate, per contattare meteorologi, funzionari della pubblica amministrazione, responsabili della protezione civile, ospedali e soccorritori, in modo da condividere le informazioni e assicurarsi che tutti agiscano in modo coordinato secondo lo stesso piano. Oltre a ciò, le tecnologie di comunicazione possono facilitare la reciproca cooperazione tra aree limitrofe e quindi favorire l’intervento di ulteriore personale sanitario, di polizia e di emergenza.

Identificare i corretti canali di comunicazione: l’ultimo aspetto di un programma di preparazione all’emergenza riguarda le regolari comunicazioni con la cittadinanza a proposito della minaccia potenziale, dei comportamenti consigliati e dei servizi di supporto disponibili. Una comunicazione efficace richiede un sistema resiliente e allo stesso tempo flessibile. Ogni comunità è formata da molti gruppi socio-economici e generazionali diversi che usano molteplici canali di comunicazione, come l’e-mail, la messaggistica istantanea, gli SMS o i social media. È indispensabile disporre di una piattaforma di comunicazione che non si blocchi in un’emergenza e possa fornire informazioni in modo integrato su canali diversi.

Le amministrazioni locali dovrebbero includere un’analisi approfondita dei propri sistemi infrastrutturali e di collaborazione di base tra i componenti fondamentali del piano di preparazione all’emergenza. Raggiungere le autorità competenti con le informazioni appropriate per prendere decisioni è essenziale per orchestrare una risposta efficace. E come non sottolineare, infine, l’importanza critica di una buona comunicazione che, in queste circostanze, può anche fare la differenza tra la vita e la morte.

(Fonte: MICROSOFT)